Cara Tarik Kembali (Recall) Email di Outlook Windows & Mac

Siapa yang tidak panik saat salah kirim email? Entah itu karena ada salah ketik, lupa lampiran, atau terkirim ke orang yang salah. Perasaan cemas itu pasti pernah dialami semua orang. Untungnya, bagi pengguna Outlook di Windows dan Mac, ada fitur khusus yang bisa menjadi penyelamat: fitur recall email.

Panduan ini akan menunjukkan cara menarik kembali pesan yang sudah terlanjur terkirim, dan bahkan cara mencegah kesalahan serupa terjadi di masa depan.

{getToc} $title={Table of Contents}

Cara Tarik Kembali (Recall) Email di Aplikasi Desktop Outlook

Fitur recall hanya bisa digunakan pada aplikasi Outlook desktop (bukan versi web atau mobile). Berikut langkah-langkahnya:

• Buka aplikasi Outlook Kamu. Di menu sebelah kiri, pilih folder Sent Items (Item Terkirim) untuk melihat semua email yang sudah Kamu kirim.

• Temukan email yang ingin Kamu tarik kembali, lalu klik dua kali pada email tersebut. Ini akan membuka email di jendela baru.
• Di jendela email baru, pastikan Kamu berada di tab Message (Pesan).
• Cari opsi "Recall This Message" (Tarik Kembali Pesan Ini). Biasanya opsi ini berada di bawah menu Actions (Tindakan) yang bisa diakses dari tombol tiga titik (...) atau menu Move (Pindah) di toolbar.

• Setelah Kamu mengklik "Recall This Message," sebuah jendela pop-up akan muncul. Kamu akan diberi dua pilihan:

• Hapus salinan yang belum dibaca (Delete unread copies of this message).
• Hapus dan ganti dengan pesan baru (Delete unread copies and replace with a new message).Pilih salah satu dan klik OK. Kamu juga bisa mencentang opsi untuk mendapat notifikasi jika proses penarikan berhasil atau gagal.

• Jika Kamu memilih untuk menghapus dan mengganti, Outlook akan membuka jendela email baru agar Kamu bisa merevisi pesan. Setelah selesai, cukup klik Kirim seperti biasa.

Catatan Penting: Proses recall tidak menjamin email lama Kamu akan benar-benar hilang. Agar berhasil, penerima harus membuka pesan recall lebih dulu sebelum membuka email asli. Karena itu, sebaiknya beri judul seperti "URGENT" pada email recall Kamu. Perlu diingat, penerima mungkin tetap tahu bahwa Kamu pernah mengirim pesan yang ditarik, meskipun mereka tidak sempat membacanya.

Pencegahan: Atur Penundaan Pengiriman Email di Outlook

Untuk menghindari kesalahan di masa depan, Kamu bisa mengatur penundaan pengiriman email di Outlook. Cara ini sangat berguna jika Kamu sering mengirim email secara terburu-buru.

• Di pojok kiri atas aplikasi, klik File.
• Gulir ke bawah dan klik Manage Rules & Alerts (Kelola Aturan & Peringatan).

• Di jendela yang muncul, pilih New Rule (Aturan Baru).

Baca juga: Cara Menggunakan ADB dan Fastboot Android: Panduan Lengkap

• Pilih opsi Apply rule on messages I send (Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim), lalu klik Next (Berikutnya).

• Langsung klik Next lagi tanpa mengubah apapun, lalu pilih Yes pada konfirmasi yang muncul.
• Pilih opsi defer delivery by a number of minutes (tunda pengiriman selama beberapa menit), lalu klik link a number of untuk menentukan durasi penundaan (maksimal 120 menit).

• Setelah mengatur durasi, klik OK lalu Next.
• Jika tidak ada pengecualian, langsung klik Next.
• Beri nama aturan Kamu, lalu centang kotak Turn on this rule (Aktifkan aturan ini). Terakhir, klik Finish (Selesai).

Penyebab Fitur Recall Gagal

Sayangnya, ada beberapa kondisi di mana fitur recall tidak akan berhasil:

1. Penerima di Luar Organisasi Kamu: Fitur ini hanya berfungsi jika Kamu dan penerima menggunakan server yang sama (misalnya, Microsoft Exchange atau Microsoft 365 di satu perusahaan).
2. Email Sudah Dibuka: Tujuan utama recall adalah menghapus pesan yang belum dibaca. Jika penerima sudah membuka atau melihat pratinjau email Kamu, proses recall akan gagal.
3. Email Dipindahkan Otomatis: Jika penerima memiliki filter yang memindahkan email ke folder lain secara otomatis, perintah recall tidak akan bisa menemukan dan menghapusnya.
4. Klien Email Tidak Kompatibel: Fitur ini dirancang khusus untuk aplikasi desktop Outlook. Jika penerima menggunakan klien email lain (seperti Gmail, Apple Mail) atau mengakses email lewat perangkat seluler, recall kemungkinan besar akan gagal.

Singkatnya, fitur recall adalah pertolongan terakhir. Langkah terbaik untuk menghindari kesalahan adalah dengan memberikan diri Kamu waktu untuk berpikir sebelum menekan tombol "Kirim."

Secara keseluruhan, fitur recall dan penundaan pengiriman di Outlook adalah alat yang sangat berguna untuk mengelola komunikasi email dengan lebih hati-hati. Meskipun fitur recall tidak 100% dijamin berhasil, keberadaannya tetap memberikan rasa aman bagi kita. Namun, seperti kata pepatah, "mencegah lebih baik daripada mengobati." Mengatur jeda waktu pengiriman email secara otomatis adalah langkah proaktif yang jauh lebih efektif untuk menghindari kesalahan fatal.

Dengan memahami cara kerja kedua fitur ini, Kamu bisa meningkatkan profesionalisme dan mengurangi stres saat berurusan dengan email. Jadi, manfaatkanlah fitur ini dengan bijak, dan biasakan diri untuk memeriksa ulang pesan Kamu sebelum terkirim. Dengan demikian, Kamu dapat memastikan setiap email yang keluar dari kotak masuk Kamu adalah pesan yang sempurna dan bebas dari kesalahan.